15 Regeln, die Sie bei Telefonkonferenzen beachten sollten

Führen Sie häufig Telefonkonferenzen durch?

Telefonkonferenzen finden im Unternehmensleben wöchentlich und manchmal täglich statt, aber halten Sie sich bei Ihren Telefonkonferenzen an die Regeln?

Denken Sie an diese Regeln, wenn Sie Blue Jeans für Ihre nächste Online-Telefonkonferenz für die IT oder einen anderen Unternehmensbereich verwenden.


15 Regeln, die Sie bei Telefonkonferenzen beachten sollten

Hier sind die 15 Regeln, die Sie bei Telefonkonferenzen beachten sollten:

1. Vereinbaren Sie das Wo und Wann

Vereinbaren Sie vor einer Telefonkonferenz, wer wen unter welcher Nummer und zu einer bestimmten Uhrzeit anruft.

Diese Details in letzter Minute festzulegen, verschwendet nur die Zeit der Teilnehmer und macht die Telefonkonferenz weniger produktiv.

2. Bieten Sie an, die Person anzurufen, die Ihnen hilft

Wer jemand anderen bittet, eine Aufgabe zu erledigen, sollte die Telefonkonferenz durchführen. Wenn Sie jemanden bitten, ein Projekt für Sie zu leiten, sollten Sie anbieten, diese Person anzurufen, und wenn Sie jemand anderem bei einer Aufgabe helfen, lassen Sie sich von dieser Person anrufen.

3. Begrenzen Sie die Zeitdauer des Anrufs

Planen Sie den Anruf für eine bestimmte Zeitdauer. Die Telefonkonferenz kann nur 5 Minuten lang sein. Sie müssen nicht für alle Telefonkonferenzen auf 30 Minuten aufrunden.

4. Informieren Sie die Teilnehmer per E-Mail, wenn sie sich verspäten

Wenn Sie wissen, dass Sie zu spät zur Telefonkonferenz kommen, teilen Sie dies den anderen Teilnehmern sofort per E-Mail mit und bieten Sie an, sie anzurufen, wenn Sie bereit sind.

5. Hinterlassen Sie beim ersten Mal keine Nachricht

Wenn ein anderer Teilnehmer nicht abnimmt, hinterlassen Sie ihm beim ersten Mal keine Nachricht. Warten Sie einfach ein paar Minuten, rufen Sie zurück und wenn sie ein zweites Mal nicht abheben, hinterlassen Sie eine Nachricht und eine E-Mail, teilen Sie ihnen mit, dass Sie angerufen haben, und teilen Sie ihnen mit, wie lange Sie verfügbar sein werden.

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6. Richten Sie eine Einwahl für drei oder mehr Personen ein

Wenn mehr als zwei Personen an der Telefonkonferenz teilnehmen, richten Sie im Voraus eine Einwahl bei einem Telefonkonferenzdienst ein.

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7. Begrenzen Sie die Anzahl der Personen für den Anruf

Beschränken Sie die Teilnehmer auf nur notwendige Personen. Je mehr Personen in der Leitung sind, desto weniger produktiv ist die Telefonkonferenz, also schließen Sie nur die wesentlichen Teilnehmer ein.

8. Standort, Standort, Standort

Richten Sie die Telefonkonferenz in einem ruhigen Raum mit gutem Signal ein. Versuchen Sie, wenn möglich, ein Festnetz zu verwenden, um Probleme mit dem Anrufsignal zu vermeiden. Wenn Sie den Anruf an einem lauten Ort entgegennehmen, schalten Sie Ihre Leitung stumm, es sei denn, Sie sprechen.

9. Üben Sie die Verwendung des Telefons im Voraus

Wenn Sie ein Telefon oder eine Leitung verwenden, die Sie nicht regelmäßig verwenden, sollten Sie die Bedienung im Voraus üben, um technische Probleme während der Telefonkonferenz selbst zu vermeiden.

10. Verwenden Sie einen Bildschirmfreigabedienst

Wenn Sie Folien oder Dokumente verwenden müssen, um Ihre Informationen während der Telefonkonferenz zu präsentieren, verwenden Sie einen Bildschirmfreigabedienst, anstatt die Folien per E-Mail an alle Teilnehmer zu senden.

Dadurch wird sichergestellt, dass sich die Leute nicht alle Folien im Voraus ansehen und dann aufhören, aufzupassen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bildschirmfreigabedienst funktioniert, bevor der Anruf beginnt, um technische Probleme zu vermeiden.

11. Betrachten Sie Videokonferenzen

Wenn Sie Menschen zum ersten Mal treffen, sollten Sie Videokonferenzen mit ihnen in Betracht ziehen, um sich miteinander vertraut zu machen.

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12. Starten Sie den Anruf pünktlich

Um nicht die Zeit aller zu verschwenden, sollten Sie die Konferenzschaltung mindestens fünf bis zehn Minuten vor Beginn Ihres Meetings starten, sagt Forbes. Wenn jemand zu spät hinzukommt, holen Sie ihn oder sie nicht ein, da dies nur Zeit verschwendet und verspätete Teilnehmer dazu ermutigt, später an Meetings teilzunehmen.

Ermutigen Sie alle Nachzügler, sich am Ende des Anrufs mit einem anderen Teilnehmer zu treffen, um zu erfahren, was sie verpasst haben.

13. Am Anfang zusammenfassen und …

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